Un contratto di allotment è un accordo comune tra un hotel e un’agenzia di viaggio o un tour operator, tramite il quale l’hotel riserva un certo numero di camere per un periodo prestabilito. Questo tipo di contratto consente all'agenzia o al tour operator di avere una disponibilità garantita di camere da proporre ai propri clienti, senza doverle acquistare tutte in anticipo. Si tratta quindi di un’opzione flessibile che permette a entrambe le parti di ottimizzare le vendite e ridurre i rischi legati alla mancata occupazione delle stanze.
Come funziona un Contratto di Allotment?
Nel contratto di allotment, l’hotel riserva un blocco di camere per il tour operator o l’agenzia di viaggio, spesso per un periodo di alta stagione, in modo da garantire la disponibilità anche nei momenti di forte richiesta. Tuttavia, l’agenzia ha un **diritto di restituzione** entro una determinata data (chiamata **release date**): se non riesce a vendere tutte le camere assegnate entro questa scadenza, può restituire quelle invendute all’hotel senza penalità, liberando l’hotel per poter vendere le camere in autonomia.
Vantaggi del Contratto di Allotment
1. Per gli Hotel:
- Assicurano un’occupazione minima, garantendo un flusso di entrate durante la stagione turistica.
- Collaborano con tour operator o agenzie che si occupano della promozione e della vendita, aumentando così la visibilità.
2. Per le Agenzie di Viaggio e Tour Operator:
- Hanno la garanzia di un certo numero di camere disponibili, potendo quindi rispondere più facilmente alla domanda dei clienti.
- Possono evitare i costi iniziali di prenotazione e rimettere a disposizione le camere non vendute senza perdite economiche.
Elementi di un Contratto di Allotment
Un contratto di allotment comprende diverse clausole, tra cui:
- Numero di Camere Riservate: la quantità di camere che l’hotel riserva per il partner.
- Periodo di Allotment: il tempo in cui l’agenzia ha il diritto esclusivo di vendere le camere.
- Release Date: il limite entro cui l’agenzia deve restituire le camere invendute.
- Prezzo: le tariffe concordate per le camere, che possono variare a seconda della stagione o dell’accordo.
- Penalità e Clausole di Cancellazione: specificano le condizioni e le eventuali penali per cancellazioni o restituzioni dopo la release date.
Svantaggi e Considerazioni
Per gli hotel, il rischio principale è di non poter vendere camere che potrebbero restare vuote se non rilasciate in tempo. Inoltre, questo tipo di contratto spesso comporta tariffe scontate, con un margine di guadagno inferiore rispetto alla vendita diretta. Per l’agenzia, invece, il contratto di allotment potrebbe comportare costi qualora le camere prenotate non vengano vendute entro il periodo di rilascio.
Conclusione
Il contratto di allotment è uno strumento strategico per gli hotel e i tour operator che permette di gestire la disponibilità delle camere in maniera flessibile e conveniente. Con la corretta pianificazione e monitoraggio, questo tipo di accordo può risultare vantaggioso per entrambe le parti, consentendo di ottimizzare l’occupazione e migliorare le vendite nel settore dell’ospitalità.
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